Des infos sur les processus de facturation.
Conditions générales : elles s'appliquent à tout contrat signé avec nos clients (new ARR, expansion ARR, Ventes non récurrentes de licences, Ventes de prestations diverses.
Liens des conditions générales en mode preview et en mode lecture seule
Devis : correspond aux conditions particulières (tranche d'abonnement, prix, modalités).
Les informations du devis apparaissent au niveau de l'offre sur Pipedrive et dans le devis (ou quote) sur Paycove.
Date anniversaire : date de signature du devis (indiquée dans les conditions particulières, soit le devis).
Avenant : prolongation des conditions particulières (devis, tranche d'abonnement etc). Il fait toujours référence à un devis précis.
En cas de signature d'un nouveau client :
Etape 1 : envoi du devis avec lien vers les conditions générales. ⚠️ Sur Paycove, paramétrer de manière à ce que le client indique qu'il accepte ces conditions générales en signant le devis.
Etape 2 : envoi de la facture + paramétrage des relances automatiques pour les paiements.
Etape 3 : au moment du renouvellement (date anniversaire), renvoyer une facture du même montant (si le contrat n'a pas évolué).
⚠️ A faire :
Louis : comment paramétrer des mandats de prélèvement SEPA ?
Louis & Damien (ou Anne-Lyse ?) : comment créer l'avenant sur paycove ; qu'il prenne la forme d'un devis, et reprenne des éléments du précédent devis (pour y faire référence)
Louis : comment formaliser un avenant ? Quel document éditer sur paycove, chez nous, comment remplacer le précédent devis ? Comment automatiser le calcul de la facture (avec ajustement entre ce qui a été payé, ce qui reste à payer) ?
Principe & fonctionnement :
Le devis & la facture initiaux restent inchangés, et sont émis depuis la fiche du client dans le pipeline "CSM - Suivi clients" ;
On édite un nouveau devis correspondant à la nouvelle tranche sur laquelle s'engage le client ;
Sur ce nouveau devis, on intègre une remise correspondant au montant du devis initial pour la période sur laquelle le client est en réalité sur une nouvelle tranche.
⚠️ Si l'upsell se fait au renouvellement, pas besoin de faire de remise.
La remise sur le devis de l'upsell est liée au devis initial, il est important que cette information figure sur le devis de l'upsell.
Pour définir le montant de la remise, se reporter à ce modèle sur ggsheet.
Une fois que le devis est validé, bien penser à :
émettre la facture ;
dupliquer la fiche client pour en créer une nouvelle, avec un titre reprenant les informations actualisées (date, prix, tranche). Attention, cette fiche ne doit pas être marquée comme "Gagnée" ;
marquer l'opportunité sur la fiche client comme "Gagnée" (à ce moment, la fiche n'est plus visible par défaut sur le pipeline "CSM - Suivi clients" ;
Pour garder une trace du montant de l'upsell, bien penser à :
créer une opportunité dans le pipeline "CSM - Upsell" pour un montant équivalent à l'upsell espéré et ce dès l'envoi du devis ;
une fois que le devis est validé, marquer l'opportunité sur ce pipeline "CSM - Upsell" comme "Gagnée"
Ce fonctionnement permettra de suivre des tableaux de bord avec des informations actualisées, notamment pour :
les renouvellements ainsi que les montants facturés (pipeline "CSM - Suivi clients") ;
les upsell remportés ainsi que l'évolution de l'ARR (pipeline "CSM - upsell").
En cas de downsell :
⚠️ A faire :
Louis : comment paramétrer des mandats de prélèvement SEPA ?
Louis & Damien (ou Anne-Lyse ?) : comment créer l'avenant sur paycove ; qu'il prenne la forme d'un devis, et reprenne des éléments du précédent devis (pour y faire référence)
Louis : comment formaliser un avenant ? Quel document éditer sur paycove, chez nous, comment remplacer le précédent devis ? Comment automatiser le calcul de la facture (avec ajustement entre ce qui a été payé, ce qui reste à payer) ?
Contrat de base :
signature devis D : 01/03/2021
début du contrat : 01/03/2021
montant annuel : 10k€
durée du contrat : 12 mois
date de renouvellement (date anniversaire) : 28/02/2022
ARR : 10k€
Facturation : émission d'une facture de 10k€
CA annuel : 10k€
CA mensuel : 0,83k€
Upsell sur le contrat de référence :
signature d'un avenant au devis D, modifiant les conditions particulières (tranche d'abonnement, prix) : 01/07/2021
début d'application des nouvelles conditions particulières : 01/09/2021
montant : 30k€
durée : ??
date de renouvellement (date anniversaire) : 28/02/2022
ARR : 30k€ (+ 20k€)
Facturation : émission d'une facture de : 10k€ (30k€/2 - 10k€/2) (si le client a déjà payé la totalité du devis D ; les 10k€)
CA annuel : 20k€ (10k€ / 2 + 30k€ / 2)
CA mensuel (à partir du 01/09/2021) : 2,5k€ (30K€ / 12)
Upsell sur un autre contrat que celui de référence :
négociations spécifiques à un marché, en dehors du contrat existant pour le client ;
émission d'un devis permettant au client de déposer un dossier dans le cadre d'un AO/AàP ;
dans ce cas, créer une fiche dans le pipeline "CSM - upsell" ;
en cas de closing, le montant signé est considéré comme de l'upsell.
Il faut additionner cette expansionARR à l'ARR à date du clients, pour avoir en tête le montant total de l'ARR pour ce client sur les deux contrats en cours.